همان­قدر كه ايجاد فايلهايي كه دانشجويان شما بتواند آن را باز كنند، اهميت دارد، مديريت سايز فايل نيز مهم است. معمولاً فايلهاي گرافيكي اندازه بزرگي دارند و از جايگاه بدي برخوردارند. سه راهكار وجود دارد كه بهترين نتايج را به شما عرضه مي­دارد.

راهكار 1 : ارائه­هاي Power Point خود را به صورت RTF ذخيره كند.

با توجه به تجربه من، فايل­هاي بزرگ Power Point بدترين متخلفين سايز فايل هستند. اضافه كردن مدلهاي متنوع عوض شدن صفحات، افزودن تصاوير و clipart كه باعث افزايش اندازه فايل يك ارائه يك ساعته به يك فايل چند مگابايتي مي­شود، بسيار ساده است اما انتقال آن از طريق اينترنت به كامپيوتر يك ساعت وقت مي­گيرد. استفاده خوبي از وقت براي آنچه دانشجويان به راحتي چاپ كرده و به كلاس خواهند آورد، نيست.

من به شدت توصيه مي­كنم، Slide هاي خود را به صورت " طرح متن" RTF ذخيره كنيد. دانشجويان از طرح درس سود برده و مي­توانند ا زآنها براي يادداشت برداري استفاده كنند، در حالي كه فايل­ها سريع و آسان منتقل شده است و در بسياري از برنامه­ها قابل رؤيت مي­باشد. قالب طرح متن يكي از قالبهاي متني است. شما تمام روشهاي عوض شدن صفحات و تصاويري كه داخل ارائه است را از دست خواهيد داد. اما مزاياي انتقال سريع و داشتن طرح كلي براي يادداشت­ها، معمولاً به از دست دادن اطلاعات مي­چربد.

اگر تصاوير یا نمودارهاي مهمي در ارائه خود داريد، آنها را به صورت جداگانه در دوره Moodle خود اضافه كنيد. در اين صورت دانشجويان، در صورت انتخاب مي­توانند آنها را به صورت مستقل انتقال دهند.

براي ذخيره Power Point خود به صورت RTF :

1. از منوي فايل Save as را انتخاب كنيد.
2. در پنجره Save as از منوي Format گزينه Outline(Rich text Format) را انتخاب كنيد.
3. گزينه Save را براي ذخيره طرح خود انتخاب كنيد.

راهكار2 : مقاله­ها را به صورت متن اسكن كنيد نه به صورت تصويري

مقاله­هاي خوب بسياري وجود دارند كه در فرمت الكترونيك موجود نيستند. اگر شما مي خواهيد از تايپ كل كتاب اجتناب كنيد، اسكن كردن مقالات راه آساني براي فراهم آوردن امكان دسترسي دانشجويان به منابع مهم است بسياري از كتابخانه­ها در حال حاضر داراي سرويس­هاي رزرو الكترونيك هستند كه آنها را براي شما اسكن مي­كنند.

اسكن كردن مقالات باعث ايجاد فايل­هاي بسيار بزرگي مي­شود چرا كه بيشتر نرم افزارهاي مربوطه بصورت پيش فرض همه چيز را به عنوان تصوير  اسكن مي­كنند. بنابراين وقتي شما صفحه­اي را اسكن مي­كنيد، شما واقعاً در حال ايجاد يك عكس از صفحه هستيد كه البته بسيار بزرگ­تر از يك نسخه متني است. كامپيوتر بايد اطلاعات مربوط به هر نقطه روي صفحه را ذخيره كند نه فقط اطلاعات مربوط به كاراكترها و محل وجود آنها روي صفحه.

راه حل، استفاده از يك ابزار نرم افزاري به نام Optical Character Recognition(OCR) مي باشد اين ابزار فوق العاده ، شكل و قالب حروف را تشخيص داده و نسخه متني مقاله را به شما تحويل مي­دهد سپس شما مي توانيد نسخه متني را به همان شيوه كه هر فايل متني ديگر را ويرايش مي­كنيد، دستكاري كنيد. همچنين اين روش مزيت ديگري دارد كه براي Screen reader هاي دانشجويان نابينا قابل استفاده است.

نرم افزار OCR احتمالاً جايي در دانشكده شما موجود است. OmniPage Pro در حال حاضر مناسب­ترين و معروف ترين بسته OCR است. اين تكنولوژي در چند سال اخير بسيار پيشرفت كرده و در حال حاضر بسيار قدرتمند است. اگر شما يك فتوكپي نسبتاً پاك از مقاله­اي كه مي خواهيد به اشتراك بگذاريد، داريد اسكن كردن آن يك پروسه بسيار سريع خواهد بود.

راهكار 3: سايز تصاوير خود را كاهش داده و از فشرده سازي استفاده كنيد.

در آخر، اگر تصاوير ديجيتالي داريد بسيار مهم است كه براي به اشتراك گذاشتن آن روي اينترنت سايز و وضوح آن را به كم­ترين حد ممكن برسانيد. دوربين ديجيتالي­هاي جديد و اسكنرها مي توانند تصاوير فوق العاده و واضحي توليد كنند اما با قيمت فايل­هاي با سايز بزرگ. يك عكس با وضوح بسيار بالا در يك دوربين جديد مي­تواند 4 مگابايت باشد كه انتقال آن با مودمي با سرعت 56k ، آن بيش از 5 دقيقه طول مي­كشد.

به همراه بيشتر دوربين­ها و اسكنرها نرم افزارهاي رايگاني وجود دارد كه شما را قادر به دستكاري عكس­ها  مي­كند. برنامه­هاي ديگر مانند Photoshop به صورت كامل شامل بسته­هاي حرفه­اي با ابزار متعددي براي كم كردن سايز فايل هستند، شما فقط نياز به ابزارهاي بسيار ساده داريد كه در اكثر نرم افزارهاي دستكاري عكس­ها وجود دارند.

راه داشتن عكس­هاي قابل مديريت، اين است كه ابتدا سايز عكس را كم كنيد. اگر عكس شما به صورت اوليه در صفحه نمايش قابل رؤيت است، مي توانيد دقت آن را به 72 dpi تبدل كنيد بطوريكه باز هم قابل رؤيت باشد. اگر تصميم داريد دانشجويان عكس را چاپ كنند نياز به قدرت تفكيك بالاتر داريد. چند اندازه و قدرت تفكيك مختلف را امتحان كنيد تا به نتيجه دلخواه برسيد.

وقتي عكس­هاي شما به سايز مناسب رسيدند، آنها را با كمترين كيفيت با قالبي سازگار با وب مانند JPEG يا GIF ذخيره كنيد. اين قالب­ها، خود اندازه فايل شما را حذف داده­هاي غيرضروري و سربار باز هم كاهش مي­دهند.

با كم كردن سايز فايل­هاي خود، زندگي را براي خود و دانشجويان راحت­تر مي­كنيد. اما حتي كوچكترين و قابل حمل­ترين فايل­ها در جهان هم، اگر دانشجويان نتوانند از آنها در كلاستان با موفقيت استفاده كنند، زياد مورد استفاده نيست. در بحث بعدي در مورد چند راه جالب صحبت مي­كنيم كه با استفاده از آنها مي­توانيد كلاس Moodle خود را به يك منبع ارزشمند براي دانشجويان خود تبديل كنيد.