در تاریخ 1398/2/4 از بیمارستان بنت الهدی و در حوزه فرآیند های مختلف پذیرش تا ترخیص بازدیدی صورت گرفت.
همچنین در این بازدید از سازوکار فعلی بایگانی و آرشیو اسناد نیز گزارشی تهیه شد.
در این بررسی مشخص شد که شروع فرآیند به گردش درآمدن یک پرونده از واحد پذیرش بیمارستان صورت می گیرد و در نهایت پرونده به صورت فیزیکی بایگانی خواهد شد که در ادامه هر مرحله با جزئیات بیشتری ارائه شده است :
- پرونده ها، شامل اطلاعات هویتی، بیمه و مراجعات بیشتر ازیکبار در واحد پذیرش و توسط اپراتور در سامانه HIS ثبت می گردد و یک شماره شش رقمی به پرونده اختصاص داده خواهد شد.
- هر بخش، پذیرای پرونده فیزیکی ثبت شده در واحد پذیرش می باشد، و همچنین اطلاعات این پرونده در هر بخش و توسط شماره پرونده بیمار، توسط پرستار مرتبط قابل دسترسی است و اطلاعات بالینی و سایر موارد دوره درمان، تکمیل می گردد.
- در هنگام ترخیص بیمار، اطلاعات مجددا توسط منشی همان بخش بازبینی و چک می شود.
- پرونده فیزیکی بابت تسویه حساب به واحد ترخیص که خود شامل حوزه مالی و کسورات می باشد منتقل می گردد.
- در نهایت هر پرونده پس از ترخیص به واحد مدارک پزشکی منتقل شده و در این قسمت اطلاعات اسناد فیزیکی پرونده که شامل برگه های متعددی برای هر پرونده می باشد در سامانه HIS اسکن و ثبت شده و در بایگانی جاری سامانه قرار می گیرد.هر برگ سند اسکن شده در سامانه می تواند دارای انواع مختلفی باشد شامل : گزارش پرستاری، اتاق عمل و دارو و...
- در نهایت پرونده فیزیکی پس از بایگانی در سامانه، به مکان بایگانی فیزیکی بیمارستان منتقل و در این مکان طبقه بندی می گردد.
همچنین در این بررسی مشخص شد که :
- شماره پرونده برای هر بیمار توسط HIS تولید می شود و هر بیمار یک شماره پرونده خواهد داشت و در مراجعات بعدی کافیست شماره پرونده بیمار استخراج گردد.
- پرونده های بایگانی جاری در انتهای هر روز به بایگانی راکد منتقل می شود، و همچنین پرونده فیزیکی به مدارک پزشکی ومنتقل شده و در آنجا به مدت 10 سال طبقه بندی و بایگانی خواهد شد.
- اسناد بیمار پس از مراجعات مرتبه اول، در همان شماره پرونده قبلی ایشان ذخیره و بایگانی می شود و جهت تمایز بین مراجعات، در پرونده بیمار از تاریخ مراجعه استفاده می شود.
- همچنین یک کارگروه جهت ثبت اسناد و پرونده های سال 86 و 20 سال ماقبل آن، در بیمارستان تشکیل شده است که از پرسنل شرکتی جهت ثبت این پرونده به صورت الکترونیکی استفاده می شود. در حال حاضر به صورت دستی به این پرونده ها شماره اختصاص داده می شود و این پرونده ها از نوع پرونده های خارجی در سامانه بارگذاری می گردند.
- از تعداد 140 هزار پرونده موجود در بازه زمانی اشاره شده حدود 70 هزار پرونده تا این لحظه در سامانه ثبت شده است.